云南省四川商会档案管理制度

   目的和范围：建立本会档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁程序，确保商会档案完整、齐全、高质、档案资源妥善保管、有效利用和持续补充，程序适用于涉及档案工作的所有部门及个人。

一、职责：

（一）商会档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即我会办公室主任负责商会档案的总体管理及指导、监督和检查；

（二）档案员负责具体档案立卷归档工作，包括会员信息、会员档案、内部文件等；

（三）鉴于财务档案的特殊性，商会财务档案由会计人员自行管理；

（四）鉴于人事档案的特殊性，商会人事档案由指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理；

二、档案分类

（一）文书档案：指在商会日常工作中产生的收发文件、自制文件，以及会议记录、会议纪要保存价值的普发性内外部文件；

（二）合同档案：指在商会日常工作或活动中所形成的合同（协议）性质的文件资料；

（三）财务档案：指商会在日常工作中所形成的会计凭证、账簿、财务报告等具有保存价值的会计核算资料；

（四）人事档案：指商会专职工作人员在应聘、订立劳动合同、转正、考评、薪资确定、奖惩、晋升、辞退等人事活动中所形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料；

（五）声像档案：指在商会日常活动中形成的有保存价值的、以音像或图像记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录资料；

（六）电子档案：指在电脑中保存的各种电子文档、资料。

三、管理实施

（一）立卷归档：每年初，由档案管理人员根据当年度商会文件情况，预计本年度可能形成的文件类型，拟制或修订立卷类目；并将空白的文件清单置于该类目文件最前面，随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件形成日期的先后顺序以及收进卷内的日期随时填写文件清单。

（二）商会工作人员向档案管理员交档案资料时，均需附上移交清单，一式两份；移交时，双方进行清点签收，并各自保存一份。

文件要注意保持字迹清晰、人数完整，防止发生霉变等；复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档；

文件收发人员根据实际工作需要保存文件，但档向案管理人员移交档案时，则应按规定的归档范围进行；

会计档案按会计档案管理规定执行。

（三）商会内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，根据文件密级，经副秘书长、办公室主任同意后方可借阅档案；阅毕及时归还，归还时，档案管理人员必须当面清点档案页数、查看有无损坏情况后再入档；非本会会员借阅、借出档案的，须持有有关单位介绍信或相关证明，经本会秘书长同意，履行借阅手续后方可借阅或借出；借阅者必须爱护档案，不得在档案上涂改、勾画、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任；档案使用人若需复印档案资料的，须经办公室主任同意；并严格控制复印份数；外单位人员不予复印，确因工作需要应持单位相关证明，经秘书长同意方可复印，并做好登记。

档案管理员每年对已到保密期限的档案资料进行复查，复查结果上报办公室主任审核，将确认销毁的档案资料登记在《档案销毁登记表》上，并组织销毁，拟销毁的档案资料在未批准前应单独保管；严禁将需要销毁的档案用作其他用途，严禁变卖；销毁时应有两人以上监销，按照规定程序进行销毁，销毁后监销人在销毁登记表上签字以示负责。